Maßgeschneiderte Mailroom-Lösungen am Fließband

Ob Eingangsrechnungen, Zustellkarten oder Gewinnspiele, jeden Tag wird eine unüberschaubare Menge an Papier mit wertschöpfungsrelevanten Informationen erzeugt. Intensiver Wettbewerb, enge rechtliche Vorgaben und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen zur Optimierung des Informationsflusses durch Digitalisierung der Daten.

Scanpoint, eine Tochter der österreichischen Post, ist marktführender Dienstleister für digitale Postzustellung sowie Archivdigitalisierung. Scanpoint entlastet ihre Kunden vom gesamten Papierprozess: Entgegennahme, Aufbereitung, Digitalisierung, elektronische Verteilung, Lagerung und Vernichtung. In sechs Digitalisierungszentren werden Informationen für die weitere Wertschöpfung im Unternehmen gescannt, klassifiziert und optimiert. Die Kunden erhalten ihre eingehenden Dokumente wesentlich schneller und können diese effizienter, rascher und kostengünstiger bearbeiten. Einzigartig dabei ist, dass jeder Kunde eine maßgeschneiderte Lösung erhält, die auf die individuellen Prozesse, Systeme und Informationsstrukturen angepasst ist.

Darüber hinaus haben Kunden der Scanpoint hohe individuelle Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Planbarkeit und Transparenz. Beispielsweise bei der Digitalisierung von Zustellkarten für Pakete ist es erforderlich, dass aus Rechts- sowie Kostengründen aus mehrseitigen Dokumenten nur Barcodes und Unterschriften extrahiert werden. Um Transparenz und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten, wird die Unterschrift verglichen, diese Daten aufbereitet und an die nachfolgenden Systeme übergeben. So wird für den Kunden gewährleistet, dass der Paketversender zu jedem Zeitpunkt optimal informiert ist.

Anders stellen sich die Anforderungen für zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Gewinnspiele dar. Die daraus resultierenden wirtschaftlichen und technischen Herausforderungen sind für die Scanpoint sehr komplex. So müssen große Mengen an Informationen aus unterschiedlichsten Quellen für kundenindividuelle Systeme verarbeitet werden und darüber hinaus gibt es enge rechtliche Vorgaben hinsichtlich Sicherheit sowie vertraglicher Verpflichtungen. Service Level Agreements wie die Zusicherung, dass 120.000 Dokumente in sechs Stunden importiert, validiert und exportiert werden müssen, sind dabei keine Seltenheit.

Nach einer ausführlichen Evaluationsphase hat sich Scanpoint für die First Enterprise Mailroom Lösung von TIS und Braintribe entschieden. Diese automatisiert die Erfassungsprozesse und verwandelt die eingehenden, unstrukturierten Informationen automatisch in strukturierte und somit in nutzbringende, für Kerngeschäftsanwendungen zugriffsfähige Daten. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren die unübertroffene Agilität der Lösung, hervorragende Erkennungsraten und das umfassende Monitoring der gesamten Verarbeitungsprozesse.

Scanpoint ist mit der agilen First Enterprise Mailroom Lösung heute in der Lage, sehr flexibel komplexeste Kundenanforderungen umzusetzen und sehr kurze Durchlaufzeiten zu garantieren. Maßgeblich für die sehr gute Performance ist die hohe Anzahl von Dunkelbuchungen, das heißt komplett automatisierte Abläufe ohne manuelle Arbeiten von Mitarbeitern. Scanpoint´s Kunden schätzen außerdem die umfassende Transparenz in Echtzeit und können so wesentlich schneller auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren.