Die First Enterprise Mailroom Story

Das Problem Posteingang –
Papierfluten, Chaos, aufwändiges Suchen

Unternehmen haben mit Unmengen an Post zu kämpfen. Eine Flut an Anfragen, Beschwerden, Faxe, Kündigungen, Mahnungen, Rechnungen, Werbung und vieles mehr geht täglich mit steigender Tendenz ein. Diese Massen an Papier zu bewältigen, stellt eine enorme Herausforderung und einen großen Zeitaufwand dar. Briefe müssen geöffnet, gestempelt, kopiert, verteilt, an Zweigstellen versendet, bearbeitet und ablegt werden. Alle diese Tätigkeiten kosten die Unternehmen wertvolle Mitarbeiterressourcen. Eine der größten Schwierigkeiten besteht weiters darin, die Post zeitnah und ohne Verzögerungen zu bearbeiten, um möglichst schnell auf alle Kundenanforderungen reagieren zu können.

Taggenaue Postbearbeitung ist für viele Unternehmen immer noch Wunschdenken und Zukunftsmusik. Auch das Wiederfinden von Dokumenten gestaltet sich oft schwierig und aufwändig. Und wie kann man eigentlich nachvollziehen, in welcher Phase sich ein bestimmtes Dokument gerade befindet und welcher Mitarbeiter es gerade bearbeitet? Eine nahezu unlösbare Aufgabe....

Viele Unternehmen wünschen sich daher eine vollautomatische Posteingangsverarbeitung mit voller Transparenz über alle Dokumente und das in Echtzeit - Im Idealfall aus einer Hand und ohne den Einsatz verschiedener am Markt gängiger Produkte. Wie lautet nun die Lösung für alle diese Ansprüche?

Die Lösung –
Der vollautomatische Posteingang

Dieser Herausforderung haben sich Braintribe Technologies und Top Image Systems (TIS) im Jahre 2009 gestellt und aufgrund von Kundenerfordernissen ein gemeinsames Produkt entwickelt, dass sowohl die automatische Dokumentenerfassung als auch die Archivierung und die gesamte Einsicht in den gesamten Prozess bietet: First Enterprise Mailroom (FEM). Die Vision einer ganzheitlichen, vollständig automatisierten Posteingangs- verarbeitung mit transparenter Prozessübersicht in Echtzeit ist Wirklichkeit geworden.

Durch die Kombination der eFLOW Plattform von TIS und der Content Service Plattform (CSP) von Braintribe ist damit eine auf dem Markt einzigartige durchgängige Lösung entstanden, die alle Anforderungen an eine moderne, vollständig automatisierte Posteingangsverarbeitung aus einer Hand erfüllt. Sämtliche in ein Unternehmen eingehende Informationen können sofort automatisch in nutzbringende, für Kerngeschäftsanwendungen zugriffsfähige Daten verwandelt werden.

First Enterprise Mailroom vereint die Funktionalitäten Qualitätssicherung, umfassendes Reporting, Abrechnung, Auswertungen und Statistiken als integrale Bestandteile. Alle Prozessschritte eines Dokuments werden damit nachvollziehbar und die damit verbundenen Kosten jederzeit in voller Übersicht verfügbar. Abrechnungsunterlagen können beispielsweise auf Knopfdruck prompt zur Verfügung gestellt werden.

Namhafte Unternehmen wie z.B. die Scanpoint haben sich bereits für First Enterprise Mailroom entschieden. Machen auch Sie Ihr Unternehmen fit für die moderne Posteingangsverarbeitung!